Документооборот

• Авторизуйтесь через Google в настройках виджета

• На Google Диске автоматически создастся папка для хранения документов
• Все сгенерированные документы будут сохраняться именно в эту папку.

• Если оставить доступ только для себя — документы будут приватные.
• Если открыть доступ «по ссылке» (только чтение или редактирование) — вы сможете отправлять ссылки клиентам, и они смогут открыть документ.
• Если выдавать доступ только конкретным пользователям Google — клиенты не смогут открыть документ по ссылке, если у них нет приглашения.

• нажмите «Создать новый шаблон»
• выберите тип: Документ / Таблица / Презентация

• Укажите название шаблона
• Ссылка на документ-шаблон сформируется автоматически
• Шаблон используется для генерации документов

• нажмите «Выбрать новый шаблон»
• выберите тип: Документ / Таблица / Презентация

Далее, нам необходимо наполнить шаблон "ключами" полей, чтобы заполнять по ним информацию из карточки сделки/контакта/компании/товаров в шаблон документа, который загрузили в виджет.

• В настройках выберите сущность (Сделка / Контакт / Компания / Списки)
• Выберите поле (поддерживаются системные и дополнительные)

• При необходимости задайте функцию (прописью, инициалы, склонение и т.д.).

• Виджет сформирует ключ (например: {{contact_info.Email}})
• Скопируйте ключ и вставьте его в шаблон в нужное место

• Кто может редактировать — только выбранные сотрудники смогут формировать документы

Кто может просматривать — ограничивает доступ к просмотру вкладки Документы в сделке, только выбранные сотрудники смогут просматривать эту вкладку

• В ключах выберите Контакты → ФИО контакта.
• Укажите нужный падеж.
• В карточке сделки должны быть заполнены Фамилия, Имя и Отчество.

• Откройте сделку → вкладка Документы
• Выберите шаблон

• Нажмите «Сгенерировать документ»

Сформированный документ появится во вкладке

• скопировать ссылку
• скачать PDF
• удалить

• В воронке откройте «Настроить»
• Добавьте триггер «Документы»

• момент запуска
• шаблон
• поле для записи ссылки
• этап, куда переводить сделку после генерации

• Сохраните изменения

Вы можете использовать переменные (ключи) не только в содержимом документов, но и в названии шаблона. При генерации документа название автоматически заполнится данными из сделки.

Пример:

• Если назвать шаблон: Счет {{num_account_type}} от {{date}}
• То сгенерированные документы будут называться: Счет 1 от 28.12.2025, Счет 2 от 29.12.2025, Счет 3 от 30.12.2025 и т.д.

Доступны все ключи из настроек виджета, включая специальные:

• {{num_account}} — Порядковый номер документа по всем шаблонам (общий счётчик)
• {{num_account_type}} — Порядковый номер документа по конкретному шаблону
• {{date}} — Текущая дата

Можно комбинировать любые переменные, которые доступны в настройках виджета для подстановки в документ.

• Для начала необходимо понять какие данные нужно заполнить в документе
• Пример нашего документа находится тут

• Вставьте необходимые ключи в документ
• Ключи находятся в настройках виджета
• Нужно найти необходимую сущность, выбрать функцию, если это необходимо, нажать скопировать

• Выбранные ключи необходимо вставить в шаблон, на место, куда мы хотим вставлять информацию из карточки сущности
• Выглядит это примерно вот так:

• Пример заполненного документа можно посмотреть тут
• Как сформировать документ можно посмотреть выше.

• Определите, какие данные нужно заполнить в таблице
• Пример шаблона таблицы находится тут

• Вставьте ключи в ячейки таблицы
• Ключи для подстановки данных находятся в настройках виджета
• Выберите сущность, при необходимости укажите функцию и скопируйте ключ

• Разместите ключи в нужных ячейках таблицы — туда будут подставляться данные из amoCRM
• Пример заполненного шаблона таблицы:

• Пример сформированной таблицы можно посмотреть тут
• Инструкция по формированию документа — выше.

• Определите, какую информацию нужно подставить в презентацию
• Пример шаблона презентации находится тут

• Добавьте ключи на слайды презентации
• Список доступных ключей находится в настройках виджета
• Выберите нужную сущность, укажите функцию при необходимости и скопируйте ключ

• Вставьте скопированные ключи на слайды в места, где должны появиться данные из amoCRM
• Пример шаблона презентации с ключами:

• Пример сформированной презентации можно посмотреть тут
• Инструкция по генерации документа — выше.

• Виджет может формировать документ счета по последнему счету в сделке, для этого есть все необходимые ключи
• Для начала необходимо создать шаблон счета (Google Docs), наш пример находится тут

• Ключи для счета можно найти в сущности Списки.
• Все подходящие ключи будут подписаны Счета/Покупки.Последний счет

• Пример готового счета можно посмотреть тут
• Процесс генерации счета описан в разделе Формирование документа вручную.

• Добавьте в сделку поле типа Файл и загрузите изображение
• Вставьте ключ {{lead.НазваниеПоля}} в шаблон

Для того чтобы изменить размер изображения, нужно: например, нужно подставить изображение лого в документ, ищем ключ в настройках и перед закрывающимися скобочками добавляем :h50, где h - высота, а 50 - размер в пикселях

• в ключ добавить {{lead.Фото1:h(кол-во пикселей)}} высота или {{lead.Фото2:w(кол-во пикселей)}} - ширина
• Виджет сохраняет пропорции, поэтому нужно указать либо ширину либо высоту в зависимости под какие размеры нужно подставить фото

• Пример сформированного изображения:

• Договор
• Счет
• Акт

Интеграция с SABY — это настройка автоматического обмена данными между вашей amoCRM и платформой SABY.

• передавать документы из вашей системы в SABY без ручного копирования;
• синхронизировать справочники (номенклатура, контрагенты и т.п.);
• автоматизировать рабочие процессы и сократить ручной ввод данных.

Для чего нужна интеграция?

• Экономия времени. Не нужно вручную выгружать и загружать файлы, переносить данные из одной системы в другую.
• Снижение ошибок. Исключается человеческий фактор при вводе данных, что повышает их точность.
• Повышение скорости обработки. Документы и данные передаются мгновенно, ускоряя бизнес-процессы.
• Централизация данных. Вся информация синхронизирована и доступна в единой среде.
• Соблюдение сроков. Быстрая отправка отчётности и документов снижает риск штрафов за просрочку.
• Удобство работы. Сотрудники работают в привычной учётной системе, а SABY выполняет функции ЭДО и отчётности «за кулисами».

• В настройках выберите или добавьте Юр. лицо

• Нажмите "Подключить SABY", укажите номер аккаунта, логин и пароль.
• Нажмите "Сохранить"

• При необходимости включите чекбокс «Ставить задачу на подпись» и выберите сотрудника, который будет подписывать документы

• После настройки подключения SABY необходимо нажать Сохранить

Для выгрузки документа в SABY откройте сделку → вкладка Документы → нажмите иконку SABY.

В шаблонах можно использовать не только простые арифметические действия, но и другие формулы на основе функций Google Sheets.

• Формулы вставляются прямо в шаблон в формате [[=...]].
• Можно использовать арифметические операции +, -, *, /, скобки и функции Google Sheets.
• Поддерживаются не только расчёты сумм, но и округление, условия, выбор минимального или максимального значения, форматирование текста и дат.
• Пример базовой формулы: [[=SUM({{lead.Цена}}+{{lead.Доставка}})]]

Примеры формул:

Такой подход позволяет использовать в документе не только числовые вычисления, но и логику, сравнения, округление, подстановку текста и работу с датами.

• отображения списка документов
• поиска по ключевым параметрам
• навигации по страницам (пагинации)

В разделе XML-шаблонов можно формировать электронные документы в структурированном формате для дальнейшей отправки через ЭДО и подписания электронной подписью.

• УПД — универсальный передаточный документ
• Счет-фактура — для выставления и передачи в электронном виде
• ТОРГ-12 — товарная накладная
• Акт — акт выполненных работ или оказанных услуг

Для формирования документов в XML формате необходимо перейти в настройки, найти блок Шаблоны XML и включить чекбокс возле нужного шаблона.

• Сохраните настройки

Далее перейдите в сделку, на вкладку Документы, и выберите нужный шаблон.

Выберите Юр. лицо.

И выберите счет, для которого нужно сформировать XML.

После формирования XML-файла документ нужно подписать электронной подписью. Обычно используется квалифицированная электронная подпись (КЭП) руководителя или уполномоченного сотрудника.

1. Сформируйте нужный XML-документ в виджете и сохраните файл на компьютер.
2. Убедитесь, что на компьютере установлен сертификат КЭП и есть доступ к носителю с подписью, если сертификат хранится на токене.
3. Установите программу КриптоПро CSP. При необходимости дополнительно настройте модуль или утилиту подписи, через которую в вашей компании подписывают XML-файлы.
4. Откройте средство подписи, выберите файл XML, укажите сертификат подписанта и выполните подписание.
5. Далее выберите подходящий вариант работы с документом: самостоятельное подписание и отправка клиенту любым согласованным способом обмена или загрузка XML в систему ЭДО, если подписание и обмен выполняются уже внутри ЭДО.

Если вы подписываете документы через КриптоПро впервые, обычно требуется: установить КриптоПро CSP, проверить что сертификат виден в системе, подключить токен с подписью и только после этого выбирать XML-файл для подписания.

Если в вашей организации подписание выполняется по внутреннему регламенту или через отдельный сервис ЭДО, ориентируйтесь на требования этого сервиса: в некоторых случаях нужен только XML-файл, а в некоторых — XML вместе с отдельным файлом подписи.