Кейс NOVA

Совместно с клиентом мы сформулировали основную цель исследования:Автоматизация повседневных задач менеджеров с использованием CRM системы - что поможет избавится от рутины и освободить время для решения стратегически важных задачах

Во время аудита мы провели анализ эффективности настроенных воронок продаж и операционных процессов. После завершения аудита нам удалось сформулировать следующие зоны роста:

— Отсутствие контроля за работой менеджера
Сотрудники компании сами определяют, какую сделку взять в работу, и зачастую принимают решение не в лучшую сторону, этому свидетельствует потери сделок клиентов, которые готовы купить продукт «здесь и сейчас».

— Отсутствие системной работы при недозвоне и перезвоне
Менеджеры отправляют клиента на стадию «Взят в работу» после любого результата коммуникации, в том числе «недозвона» или «перезвона», Это искажает аналитику и приводит к неправильным пониманием процесса. Стадия «Взят в работу» сама по себе не раскрывает смысла и не позволяет точно определить, какой этап сделки прошел клиент.

— Отсутствие автоматизации при создании документов
Порой это приводит к временным затратам, ошибкам, задержкам в выдаче документов, и как следствие - к неудовлетворенности клиентов и упущенным возможностям.

— Отсутствие внедрения автоматических касаний клиента на ключевых этапах взаимодействия с компанией
Автоматизированные коммуникации включают в себя отправку персонализированных уведомлений, предоставление автоматических рекомендаций, благодарностей и отзывов, автоматическую поддержку и консультации, рассылку апдейтов и новостей. Хорошо налаженные автоматизированные коммуникации способствуют улучшению отношений с клиентами, повышению лояльности, увеличению продаж и эффективной аналитике для дальнейшего роста бизнеса.

Исходя из сформулированных проблем, было принято реализовать для клиента полноценную автоматизацию воронок продаж с помощью BPMN платформы Sensei.

1. Автоматизировали распределение сделок в соответствии с графиками работы и внедрили инструмент Workplaces

Workplaces — это инструмент, который позволил настроить рабочее пространство отдельных сотрудников и целых отделов. Функционал представляет из себя панель администратора, в которой руководитель задает настройки рабочего дня менеджера: с какими задачами и в какие интервалы времени он должен работать.

Теперь каждой сделке присваивается приоритет в зависимости от важности критериев:
— в сделках ставим задачи с соответствующим типом приоритетности;
— настраиваем инструмент Workplaces;
— сотрудник начинает работать от наиболее к наименее важной сделке и не тратит время на выбор клиента, что позволяет оптимизировать работу.

2. Оптимизировали сценарии, в случае, если менеджер не дозванивается до клиента или клиент просит перезвонить

Теперь весь этот процесс будет для менеджера автоматическим, BPM платформа автоматически посчитает количество попыток дозвона до клиента, сменит статус у сделки и посчитает время следующей задачи.

Преимуществами такого подхода являются:
— снижение операционной нагрузки руководителя - потому что сейчас ему нужно будет просто контролировать просроченные задачи;
— упрощение стадий воронки - теперь весь алгоритм будет работать на одной стадии - «Взят в работу».

3. Полностью автоматизировали работу с документами с помощью виджета «Документооборот» от NOVA

Документы формируются в один клик, на основании информации в заполненной карточки сделки.

4. Оцифровали внутренний регламент компании и автоматизировали работу менеджера благодаря BPMN платформе, по принципу Task Flow

Теперь в рабочих задачах, которые ставит amoCRM, появились выборы результата коммуникации. Менеджеру остается только выбрать результат, а далее произойдет одно из следующих действий:
— автоматическая смена статуса;
— отправка сообщения клиенту;
— формирование договора;
— формирование новой задачи в цепочке задач.

Medrabotnik online пришел к нам с запросом о повышении эффективности и прибыльности отдела продаж.

Совместно мы определили основную цель - автоматизацию рутинных задач через CRM систему.

После аудита мы выявили несколько проблемных зон, включая контроль выбора сделок и отсутствие автоматизации в процессах продажи .

Решения включали в себя внедрение автоматизации воронки продаж, оптимизацию рабочего времени и автоматизацию работы с документами.

«Наша компания занимается дополнительным профессиональным образованием для медицинских работников. На базе amoCRM работают сотрудники отделов продаж и отдела по сопровождению клиента по оказанию услуги.

До сотрудничества система представляла из себя набор воронок и этапов продаж с исключительно ручным движением сделок, постановок задач и внесением информации в карточки сделок/контактов/компаний.

После проведенного аудита интеграторы быстро включились в происходящее, разобрались в достаточно сложном алгоритме работы, продуктовой линейке и клиентской базе.

Основной упор в работе был сделан на автоматизации мелких и крупных повторяющихся действий сотрудников, внедрении процессов-"путеводителей" для единого алгоритма работы со сделкой. Это сократило время обработки, снизило уровень упущений в заполнении. Все это было реализовано с помощью BPM-платформы.

Уменьшился порог вхождения для новых сотрудников - с расписанным порядком действий и контекстными подсказками ориентироваться в дальнейших действиях стало проще.

Благоприятно сказались на работе и внедренные по инициативе виджеты - по контролю дублей, отслеживанию локального времени клиента, документообороту и т.д.

По итогам сотрудничества 60 человек работают в едином формате, руководителям наглядно понятны многие ситуации по сделкам без ближайшего рассмотрения (достаточно ознакомиться с задачей, тегом и/или статусом), а технический менеджер развивается в новом направлении (построении бизнес-процессов и автоматизации) внутри одно и той же компании.

Спасибо!» — Директор по продажам Medrabotnik online