Создание контакта

1. Нажмите кнопку контакты в левом боковом меню;
   
2. Нажмите кнопку"Добавить контакт"справа вверху экрана.
   

После нажатия кнопки "Добавить контакт" Вы можете заполнить данные о контакте, такие как:

1. Имя и фамилия контакта;
2. Ответственный за контакт (по умолчанию ответственным назначается владелец учетной записи, из которой происходит создание контакта);
   
3. Должность;
   
4. Телефон;
   
5. Адрес электронной почты email;
   
6. Дополнительные контактные данные (такие, как aim, skype и т. д.)
7. Компания контакта;
   
8. Данные о компании;
   
9. Примечание для контакта;
   
10. Задача для контакта;
    
11. Сделка контакта.
    
12. После заполнения необходимых полей необходимо нажать кнопку"Сохранить".
    

Чтобы добавить компанию, необходимо в разделе "Списки", "Все контакты и компании" выбрать, нажать "Добавить компанию". Добавить компанию, вы можете также из раздела "Компании".
Далее вы переходите в интерфейс редактирования компании, где заполняете ее поля:

1. Название компании;
2. Ответственного за компанию;
   
3. Заполнить поля компании (контактный номер телефона, email, web страница и адрес);
   
4. Добавить контакт компании (если есть)

После заполнения необходимых полей нужно нажать кнопку "Сохранить".

Создание сделки в контакте или и компании
Вы можете из контакта или компании быстро добавить сделку с участием этого контакта/компании. Для этого зайдите в контакт (компанию), выберете вкладку "Сделки", нажмите "Быстрое добавление сделки". В этой вкладке также можно увидеть в каких сделках участвует контакт или компания.

Для того, что бы отредактировать уже существующий контакт или компанию Вам необходимо:

1. Нажать клавишу"Списки" в левом боковом меню;
2. Найти контакт или компанию в списке и нажать на его имя.

После нажатия на имя контакта или компании откроется его карточка, где вы сможете произвести любые изменения:

Быстрое редактирование полей контактов и компаний
Отредактировать поля контакта или компании можно, зайдя в раздел "Списки", где представлена таблица со всеми контактами и компаниями, или отдельно контакты, или компания. При наведении курсора мыши на поле, появляется карандаш, на который можно нажать и отредактировать поле.

Привязка контакта к компании и наоборот компании к контакту
Чтобы привязать компанию к контакту, необходимо зайти в контакт, затем нажать "Добавить компанию". После этого введите название компании, если компания с таким именем существует, то система предложит выбрать ее из списка.
Если вы хотите создать новую компанию, то можете это сделать здесь же.
Важно, что к контакту можно прикрепить только одну компанию.
Также, вы можете открыть компанию и через кнопку "Добавить контакт" прикрепить к ней один или несколько контактов.

Добавление примечания, задачи, отправка email, сообщения в чат, sms-сообщения
Нужно зайти в контакт/компанию, далее внизу ленты событий будет поле для выбора действия:

1. E-mail - появляется, если у контакта/компании указана электронная почта. При выборе, откроется окно для отправки письма, где вы можете указать копию, тему, почту, с которой будет отправлено письмо, выбрать шаблон или написать текст письма.
2. Примечание - вы можете оставить комментарий в контакте/компании.
3. Задача - вы можете выбрать ответственного за выполнение задачи, конечное время выполнения, тип и комментарий по задаче.
4. SMS - если у вас подключен SMSЦентр, то с помощью этой кнопки вы сможете отправить sms-сообщение клиенту

Написать в чат коллеге или клиенту в контакте/компании нельзя, данный функционал доступен в сделке и покупателе.

Перед добавлением товара из справочника, его нужно создать Далее в контакте/компании нажмите на "Настроить", в появившемся окне выберите созданный каталог, который хотите добавить, и нажмите "Сохранить". При желании, вы можете выбрать несколько списков.
В контакте/компании они будут выглядеть как вкладка, в который вы сможете выбрать товар и количество. Нажмите на вкладку и ниже "Прикрепить элемент". Выбираете нужные вам единицы номенклатуры, количество и нажимаете "Сохранить". Если у вас много единиц номенклатуры, то вы можете воспользоваться поиском по списку здесь же.

Массовые действия по контактам и компаниям из списка
В списке контактов и компаний доступны массовые изменения:

1. Смена ответственного
2. Добавление задачи
   
3. Удаление
   
4. Редактирование тегов
   
5. Объединение
   
6. Написать в мессенджеры
   
7. Использование виджетов
   

Для того чтобы применить определенное действие ко всем контактам и компаниям (сменить ответственного, добавить задачу, удалить и т.д) необходимо галочкой отметить все позиции (поставить галочку в поле наименование), выбрать действие. Далее система предложит: "Применить действие для всех компаний по активному фильтру или только для текущей страницы?". Если выбрать "Для активного фильтра", действие применится ко всем контактам/компаниям примененного фильтра. Если выбрать "только для текущей страницы", действие применится только для текущей страницы (50 контактов/компаний).

Если вы обнаружили, что у вас два дубля по контакту/компании, то в этом случае их необходимо объединить. Для этого нужно выбрать эти два контакта /компании и во всплывающей плашке нажать "Объединить"

Далее откроется окно объединения контактов/компаний, где вы увидите поля каждой карточки и справа результата объединения. Там необходимо выбрать поля, которые вы будете переносить новую карточку. И нажать "Сохранить".

Если данные в полях отличаются, по умолчанию выбирается ранее созданный контакт/компания (из первого столбца).
Если данные в полях типа мультисписок отличаются, выделяются все варианты значений в каждого контакта/компании, и в итоговый контакт/компанию добавляется суммой значений.
Если все значения полей одинаковы, то они пишутся текстом, не предлагая выбор.
Если значение поля есть только у одного контакта/компании, то выбирается одно значение (в других столбцах либо текст, либо пустота). Поля, которые отличаются друг от друга, вы можете выбрать с помощью переключателя, за исключением множественных полей и полей типа мультисписок, которые выбираются с помощью постановки галочки. Все выбранные значения добавляются в итоговый контакт/компанию, в самую последнюю колонку. Сделки, привязанные к контакту/компании, отображаются цифрами и в итоговом поле отображается суммарный итог.

В результате у вас будет одна карточка с теми, полями которые вы выбрали при настройке объединения.
Объединение двух контактов/компаний не создает новую третью карточку. Информация переноситься в существующую, а вторая, из которой переносятся данные, удаляется. Ограничения по поиску дублей есть только у тех пользователей, которым недоступен просмотр всех контактов, так как поиск можно выполнить только по тем данным, просмотр которых разрешен пользователю.
Максимальное количество элементов, доступных для сравнения и объединения - 5. Объединить контакт и компанию нельзя.
В случае, если контакты/компании были объединены по ошибке, есть возможность отменить объединение, нажав кнопку Отменить в системном примечании.

Внимание!
Расклейку можно сделать, если после объединения было не более 5 событий в карточке - в этом случае новые события добавленные перенесутся в обе карточки. Если событий было более 5, то кнопка "Отменить" будет некликабельна. В этом случае в течение 1 месяца вы можете восстановить удаленный контакт/компанию можно восстановить из папки "Удаленные".

Параметры Имя и Фамилия клиента необходимы для работы, если используете E-mail и SMS-рассылки, мессенджеры или Salesbot. Вы можете обращаться к клиентам, например по фамилии, либо только по имени, или по Имени и Фамилии одновременно.
Чтобы изменить порядок расположения Имени и Фамилии в карточке, пройдите:

1. Настройки;
2. Общие настройки;
   
3. Порядок имен контактов.
   

При настроенном порядке Имя, Фамилия в карточке контакта вы увидите данные Михаил Сударев. При обратном расположении Фамилия, Имя - Сударев Михаил.

Для работы с именами воспользуйтесь соответствующими маркерами при работе с шаблонами в коммуникациях, в почте и др.
{{contact.last_name}} - фамилия;
{{contact.first_name}} - имя;
Для настройки шаблона коммуникаций пройдите:

1. Настройки;
2. Коммуникации;
   
3. Добавить Шаблон. Внесите текст + маркеры;

Как использовать маркеры в настройках Salesbot:

1. Сделки;
2. Настроить воронку
   
3. Выбрать этап;
   
4. Salesbot - Создать нового бота.
   

4. Выбрать действие "Отправить сообщение";

5. Вставьте необходимый текст сообщения с необходимыми маркерами;

6. Сохраните триггер.
Сообщение бота в таком случае будет выглядеть следующим образом:
Воспользоваться маркерами вы также сможете при работе с e-mail.

Удаление контакта/компании
Чтобы удалить контакт/компанию, нужно выбрать ее в списке контактов/компаний, нажать "Удалить" и подтвердить удаление.
Также можно удалить несколько контактов/компаний, достаточно выделить несколько контактов/компаний и выбрать во всплывающем окне "Удалить" и подтвердить удаление. Для того чтобы удалить все контакты/компании, перейдите в нужный список. Отметьте галочкой все позиции (необходимо поставить галочку у поля наименование), при этом будут выбраны все контакты/компании в вашем аккаунте и нажмите удалить.

Далее система предложит: "Применить действие для всех компаний по активному фильтру или только для текущей страницы?". Если выбрать "Для активного фильтра", действие применится ко всем контактам/компаниям примененного фильтра. Если выбрать "только для текущей страницы", действие применится только для текущей страницы (50 контактов/компаний).

Удаление доступно из самого контакта/компании. Откройте нужный контакт или компанию, справа от имени нажмите на троеточие, далее выберете "Удалить контакт" или "Удалить компанию" и подтверждаете удаление.

Просмотр и восстановление удаленных контактов или компаний
Если у Вас пропали какие-то контакты, то Вы их можете восстановить из корзины в течение месяца с момента удаления. Для этого Вам нужно зайти в соответствующий пункт меню"Контакты" и выбрать раздел "Удаленные"(этот раздел доступен только администратору). Все что там есть, Вы можете восстановить, отметив галочкой элементы списка, которые необходимо восстановить, и нажав на"восстановить"

Чтобы узнать, кто удалил контакт, необходимо добавить столбец "Автор изменения". Для этого зайдите в меню "ЕЩЕ" "Настройки таблицы".

Теперь перетащите поля "Автор изменения" и "Дата изменения" в таблицу и нажмите "Готово".В этом поле будет указано, кто и когда изменил контакт.

ВНИМАНИЕ! По истечении месяца с момента удаления контакты удаляются из папки "Удаленные"безвозвратно. Удалить контакты из этой папки вручную невозможно, очистка происходит только автоматически

В разделе "Списки" существует три режима отображения данных:

1. Все контакты и компании: отображаются и контакты, и компании.
2. Контакты: отображаются только контакты.
   
3. Компании: отображаются только компании.
   

Предустановленные фильтры:

• Полный список: отображаются все контакты/компании в зависимости от выбранного режима отображения.
• Контакты без задач. Отображаются контакты, в которых не поставлена задача. Задачи, поставленные в прикрепленных компаниях и сделках, не учитываются.
  
• Контакты с просроченными задачами. Отображаются контакты, в которых находится просроченная задача. Просроченные задачи, поставленные в прикрепленных компаниях и сделках, не учитываются.
  
• Удаленные. Отображаются удаленные контакты и компании. Этот пункт доступен только администратору аккаунта. Контакты и сделки отображаются в этом разделе в течение 30 дней с момента удаления, затем они удаляются окончательно.
  

По дате. Возможны два варианта:

• Когда созданы. Фильтр по дате создания контактов.
• Когда изменены. Фильтр по дате последнего изменения контактов.

По статусу прикрепленных сделок. Возможны варианты:

• Без открытых сделок. Отобразятся все контакты, к которым не прикреплены открытые сделки. Контакты с закрытыми сделками будут отображаться.
• По статусу сделки. Вы можете выбрать любые статусы в любых сочетаниях.
  
• По менеджеру. Вы можете выбрать одного или нескольких ответственных.
  

По задачам. Возможны следующие варианты:

• Не учитывать задачи
• Учитывать задачи на сегодня
• Учитывать задачи на завтра
  
• Учитывать задачи на этой неделе
  
• Учитывать задачи в этом месяце
  
• Учитывать задачи в этом квартале
  
• Учитывать отсутствие задач
  
• Учитывать просроченные задачи
  

По тегам. Вы можете указать любое количество тегов. При поиске по нескольким тегам можно использовать два разделителя:

• "И" - учитываются контакты и компании, к которым прикреплены все указанные в фильтре теги
• "ИЛИ" - учитываются контакты и компании, к которым прикреплен один или несколько указанных тегов в фильтре
• По дополнительным полям. Вы можете сделать фильтр по любым созданным вами полям.
  

После выбора фильтра вы нажимаете "Применить" и выводятся все значения с учетом фильтра.
В списке "Все контакты и компании" нет дополнительных полей из контактов и компаний. В списке контактов только дополнительные поля контактов. В списке компаний только дополнительные поля компаний. То есть нельзя, например, вывести все контакты по свойству компании.

Чтобы настроить и сохранить фильтр, зайдите в список, в котором нужно его сделать. Далее в фильтре выберете необходимые параметры. Слева, под предустановленными фильтрами, нажмите "Сохранить". Введите название фильтра и нажмите галочку.

Чтобы отредактировать название фильтра, нажмите на карандаш рядом с названием фильтра. Также вы можете удалить фильтр. Нажмите на карандаш рядом с названием фильтра. Затем нажмите на значок корзины и подтвердите удаление.

Фильтр контактов и компаний по тегу
Нужно выбрать в фильтре списка "Все контакты и компании" необходимые вам теги. По умолчанию всегда фильтрация по тегам применяет условие "ИЛИ" (т.е. в выборку после фильтрации по тегам, попадали контакты/компании которые имели хотя бы один тег из указанных в фильтре). Условие "И" позволяет увидеть те контакты/компании, которые содержат в себе все выбранные в фильтре теги. Для того, чтобы выбор условия стал активным, необходимо выбрать хотя бы один тег из фильтра, и на месте кнопки Управление, окажутся кнопки выбора условия "И/ИЛИ".

Чтобы вывести дополнительные поля в список контактов/компаний, нужно нажать на "троеточие", затем "Настройки таблицы".

Далее вы можете перетащить нужные поля из предложенных в таблицу, нажать "Готово". По желанию, вы можете использовать такой вид таблицы для всех пользователей или только для себя. Если вы хотите наоборот убрать поле, то аналогичным образом перетащите его в список полей в настройках таблицы и нажимаете "Готово". Поле "Наименование" убрать из таблицы нельзя. Если у вас нет никаких контактов/компаний, то настройка таблицы будет недоступна. В списке контактов нельзя вывести поля компании, только название компании. В списке компаний нельзя вывести поля из списка контактов.